Besser leben und arbeiten durch sinnvolle Zeitplanung

Kreativarbeit erforderlich eine tadellose Zeitplanung. Es gilt, Informationen zu beschaffen, Ideen zu entwickeln, die Projekte umzusetzen. Und dann sind da noch Abgabetermine, das Abstimmen und Bearbeiten von Kundenkorrekturen … Um die eigene Zeit optimal nutzen zu können, sollten Sie sich mit Zeitmanagement auskennen. Aber worum geht es da eigentlich genau?

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement bedeutet, sich selbst so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit optimal genutzt wird. Dies betrifft nicht nur die Arbeit, sondern zielt darauf ab, jegliche Tätigkeit besser und effektiver auszuführen. Ein anderes Wort, das bei der Arbeit nicht weniger Schrecken hervorruft, lautet Deadline. Ganz gleich, ob Sie als Angestellter oder Freelancer tätig sind, für jede Arbeit gibt es immer einen Abgabetermin. Genau da kommt die Zeit ins Spiel, und es ist unerlässlich, zu planen, wie sie sinnvoll genutzt wird.

Zeit ist das kostbarste Gut, das ein Mensch besitzt. 1.440 Minuten, die pro Tag verplant werden können – dieser Wert ist für alle gleich, niemand kann daran rütteln! Vielen gelingt es jedoch nicht, das enorme Potenzial, das diesen wertvollen Minuten innewohnt, „freizulegen“. Ohne Plan und System werden so Stunden, Tage und Monate vergeudet.

Der Alltag läuft allerdings keineswegs glatt, er lässt sich nicht immer in einen Kalender pressen oder durch eine To-do-Liste regeln. Das wäre ja auch zu einfach. Das Unvorhergesehene lauert um die Ecke, die täglichen Pflichten türmen sich zu einem Berg auf. Nun gilt es zu verhindern, dass sich ein Tyrann namens „Zeitdruck“ entwickelt, versuchen Sie stattdessen, aus der Zeit einen wertvollen Verbündeten zu machen.

Zeit ist nicht Geld

Zeit ist das Wertvollste, was wir haben. Zeitmanagement geht nicht auf einen der vielen Erfolgsratgeber zurück und wurde auch nicht von einem Selbstoptimierungsguru entwickelt, sondern entspringt in seinem Wesen der Philosophie. Wie nutzen wir unsere Zeit, um unserem Leben einen Sinn zu geben? Diese Frage gilt es sich zu stellen. Die Leitsätze des modernen Zeitmanagements wurden jedoch von Beratern aufgestellt, nicht von Philosophen. Tipps & Tricks, Systeme und Ratschläge, wie man mehr erledigen, schneller arbeiten und effizienter werden kann. Für viele die ideale Lösung, allerdings muss man die richtigen Fragen zugrunde legen. Warum müssen wir die Zeit überhaupt managen? Weil die Zeit wertvoll ist, würden viele antworten. Aber wie viel ist sie denn eigentlich wert?

Zeit ist nicht Geld, das belegen auch verschiedene Studien. Menschen, die ihre Zeit unmittelbar ans Geld knüpfen, stehen häufiger unter starkem Stress, sind immer unter Zeitdruck und schlicht weniger glücklich. Laut dem römischen Philosophen Seneca messen jene, die denken, dass Zeit Geld ist, der eigenen Zeit einen wirklich geringen Wert bei. Gering, da die zur Verfügung stehende Zeit begrenzt ist: Es geht nicht nur um einen einzelnen Tag, sondern um ein ganzes Leben. Ist man erst einmal zu dieser Schlussfolgerung gelangt, begreift man den wahren Wert der Zeit – und dieser lässt sich mit Sicherheit nicht mit einem Stundensatz ausdrücken.

Zeitmanagementtechniken: jedem die seine

Es gibt Zeiten, da gerät man immer stärker in Verzug und schafft den Liefertermin nur mithilfe durchgearbeiteter Nächte. So mancher mag nun denken, dass diese „nächtlichen Marathons“ einen Kreativschub auslösen und zu dem genialen Geistesblitz führen können, der das Projekt in Gold verwandelt. Möglich, aber eher die Ausnahme. Der erste Fehler, den es zu vermeiden gilt, ist zu denken, dass Kreativität aus Arbeitsdruck heraus entsteht. Nur eine gute Organisation und gesunde Gewohnheiten führen zu Mehrwert. Natürlich kann man den Liefertermin nach einer schlaflosen Nacht schaffen, ist aber völlig erschöpft und nicht in der Lage, rasch ein neues Projekt oder eine neue Aufgabe im Unternehmen anzupacken.

Organisation der eigenen Zeit bedeutet folglich, eine Wahl zu treffen und auch einmal Nein zu sagen, um einen stressbedingten Burn-out zu vermeiden. Sagen Sie beispielsweise einmal zu einem Kunden „Nein“: Die Entscheidungen, die Sie heute fällen, haben Einfluss darauf, wie viel Zeit Sie morgen einem bestimmten Projekt widmen können. Es gibt verschiedene praktische Ansätze zur Planung der eigenen Zeit, und einige sind ganz einfach. Hier ein paar Beispiele.

Pomodoro-Technik

Eine ganz einfache Technik zur Verbesserung der eigenen Konzentrationsfähigkeit, die bei vielen gut funktioniert. Sie wurde Ende der 1980er-Jahre von Francesco Cirillo entwickelt. Der Name „pomodoro“ leitet sich von dem mechanischen Küchentimer in Tomatenform ab, den Cirillo dabei verwendete. So funktioniert sie:

• Nehmen Sie einen Küchentimer, oder laden Sie die „Tomato timer“-App für Android oder iOS herunter.
• Unterteilen Sie Ihre Arbeit in 25-Minuten-Intervalle (die sogenannten „pomodori“), wählen Sie hierfür nur eine Aufgabe von Ihrer Liste aus.
• Konzentrieren Sie sich 25 Minuten lang hundertprozentig auf diese eine Tätigkeit, egal, welche Tätigkeit es ist.
• Sobald der Timer klingelt, machen Sie eine kurze Pause von 5 Minuten.
• NNach jeweils 4 „pomodori“ machen Sie 15 Minuten Pause.

Pareto-Analyse

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Aufgaben in 20 % der verfügbaren Zeit erledigt werden können. Die übrigen 20 % werden in 80 % der Zeit bewältigt. Teilen Sie Ihre Aufgaben in zwei Gruppen auf, und erledigen Sie zunächst jene, die weniger Zeit brauchen. Gemäß der 80/20-Regel werden Sie, nachdem 20 % der verfügbaren Zeit vorbei sind, 80 % der Aufgaben geschafft haben.

Jedem seine eigenen Regeln

Einmal abgesehen von den persönlichen Verpflichtungen sind die Regeln „der Anderen“ nicht für jeden geeignet. Aus diesem Grund sollte jeder seine eigenen Regeln aufstellen und dabei nicht vergessen, dass es unmöglich ist, alles innerhalb kurzer Zeit zu erledigen. Beobachten Sie, zu welcher Tageszeit Sie am produktivsten sind, und konzentrieren Sie Ihre Arbeit (oder Ihre Schreib-, Zeichen- oder Leseaktivitäten) auf dieses Zeitfenster. Halten Sie sich immer vor Augen, dass das Bett zum Schlafen da ist, nicht zum Arbeiten oder Lernen. Und denken Sie daran, dass kleine Pausen nicht nur notwendig, sondern lebenswichtig sind. Hören Sie auf sich und Ihren Körper, um zu verstehen, welche Regeln Sie am einfachsten umsetzen und beibehalten können.

Das Zeitmanagement der meist beschäftigten Menschen der Welt

Elon Musk, Arianna Huffington, Mark Zuckerberg: Die CEOs von Unternehmen wie Tesla und Facebook sind mit Sicherheit extrem stark eingespannt. Zuckerberg trägt jeden Tag das gleiche T-Shirt und die gleichen Jeans, wodurch er die Zahl morgendlicher Entscheidungen, wie etwa „was ziehe ich an?“, reduziert. Eine der Möglichkeiten, um die eigene Zeit ab dem Aufstehen zu optimieren.

Musk unterteilt seinen Tag nicht in Stunden, sondern winzige 5-Minuten-Slots. Ein sehr strikter Ablauf, bei dem diese kleinen Zeiteinheiten aufeinanderfolgen: Dadurch kann er aus jeder einzelnen Minute das Maximale herausholen. Arianna Huffington checkt beispielsweise mindestens 30 Minuten vor dem Schlafengehen keine E-Mails mehr und sieht auch direkt nach dem Aufstehen nicht in ihr Mailpostfach. Wie man sieht, wendet jeder seine ureigenen Regeln an, das Wichtigste ist aber, realistisch zu bleiben. Nicht, dass am Ende die Planung selbst zu einem Zeitfresser wird.